Digital inlämning av årsredovisning

Bolagsverket har på regeringens uppdrag tagit fram en tjänst för att lämna in årsredovisningen i digital form. Årsredovisning Online är kopplat till Bolagsverkets tjänst, och våra kunder kan redan nu lämna in årsredovisningen digitalt.

Läs mer om projektet för digital inlämning på Bolagsverkets webbplats.

Hur fungerar det?

Traditionellt har originalet till årsredovisningen varit ett pappersdokument, som kan skapas med hjälp av ett verktyg som Årsredovisning Online, eller för hand med hjälp av t.ex. en Word-mall. Samtliga styrelseledamöter och eventuell VD skriver under originalet, och sedan skickas en papperskopia in till Bolagsverket. För att intyga att kopian stämmer överens med originalet, och att årsredovisningen behandlats på årsstämman, skickar man med ett fastställelseintyg, som skrivs under av en styrelseledamot eller VD.

För att lämna in årsredovisningen digitalt måste man använda ett program som har stöd för den nya tjänsten. Man kan alltså inte själv (på något enkelt sätt) skapa rätt sorts dokument och skicka in till Bolagsverket, utan det nya systemet bygger på att programvaruleverantörer har utvecklat system för att möjliggöra digital inlämning.

Vid digital inlämning kan man fortfarande upprätta originalet av årsredovisningen på papper, men det finns även möjlighet att upprätta ett digitalt original, med digitala signaturer från styrelseledamöter och VD (denna möjlighet har funnits sedan länge, men har i praktiken inte använts). För att lämna in årsredovisningen digitalt med Årsredovisning Online upprättar man först originalet, därefter skapas en digital avskrift av originalet, i ett speciellt format som kallas iXBRL. Denna avskrift skickas sedan in från Årsredovisning Online, direkt till Bolagsverket. Även vid digital inlämning ska ett fastställelseintyg skrivas under, men istället för att en styrelseledamot skriver under ett papper loggar han eller hon in i Bolagsverkets tjänst och signerar med BankID.

När fastställelseintyget är signerat är processen klar för den som lämnar in, och årsredovisningen anses vara inkommen till Bolagsverket. Man får direkt en kvittens på detta. Dock finns det ytterligare ett steg i processen på Bolagsverkets sida, där de utför vissa kontroller av innehållet i årsredovisningen och slutligen registrerar och offentliggör årsredovisningen (givet att inga brister upptäcks vid kontrollerna). När årsredovisningen har registrerats kommer en ytterligare kvittens att skapas.

Frågor och svar

Måste man lämna in årsredovisningen digitalt redan 2018?

Nej, till en början är det frivilligt med digital inlämning, och det går fortsatt bra att lämna in årsredovisningen på papper. Bolagsverkets och regeringens långsiktiga mål är att alla årsredovisningar ska vara digitala, och det kommer sannolikt att bli obligatoriskt till slut, men än så länge finns det ingen tidplan för detta.

Måste jag själv ladda upp en fil till Bolagsverket?

Nej, för att lämna in årsredovisningen digitalt använder man ett program (t.ex. Årsredovisning Online) som har stöd för Bolagsverkets nya tjänst, och det är programmet som skickar in årsredovisningen. Man behöver alltså inte själv ladda ned en fil till datorn och ladda upp till Bolagsverket, utan det hanteras automatiskt av Årsredovisning Online.

Måste jag fortfarande skriva ut årsredovisningen på papper?

Nej, inte nödvändigtvis. Årsredovisningen måste fortfarande upprättas i original, och det som skickas in till Bolagsverket är en kopia eller en avskrift. Originalet kan upprättas antingen på papper eller som ett helt digitalt original, med digitala signaturer. Årsredovisning Online har ännu inte stöd för digitalt original, så än så länge behöver man i praktiken använda pappersoriginal.

Vad är XBRL och iXBRL?

XBRL står för "eXtensible Business Reporting Language", och är ett standardformat för finansiell rapportering mellan olika datorsystem. XBRL är endast ett maskinläsbart format och är inte gjort för att vara (enkelt) läsbart för en människa. iXBRL står för "Inline XBRl", och är en variant av XBRL där man kombinerar den maskinläsbara finansiella informationen med ett presentationsformat. Presentationen av informationen görs med hjälp av HTML, d.v.s. samma format som används på webbsidor.

Bolagsverket har valt iXBRL som format för digital inlämning. Det betyder att den årsredovisning som skickas in till Bolagsverket är en iXBRL-fil, som alltså går att visa i en webbläsare.

Det finns mycket information om XBRL på nätet, t.ex. på Wikipedia, svenska XBRL-föreningens hemsida, och den officiella XBRL-sidan (på engelska).

Måste jag själv hålla reda på hur man gör iXBRL-dokumentet?

Nej, Årsredovisning Online skapar iXBRL-dokumentet automatiskt. Du behöver inte göra något speciellt, och du får fortfarande ut årsredovisningen som en PDF.