Digital inlämning av årsredovisning

Bolagsverket har på regeringens uppdrag tagit fram en tjänst för att lämna in årsredovisningen i digital form. Årsredovisning Online är kopplat till Bolagsverkets tjänst, och våra kunder kan lämna in årsredovisningen digitalt.

Hur fungerar det?

Välj ett program som klarar digital inlämning

Vid digital inlämning av årsredovisningen måste man skapa årsredovisningen i ett program som har stöd för digital inlämning, t.ex. Årsredovisning Online. Programmet kopplar sig direkt till Bolagsverkets tjänst och laddar upp årsredovisningen.

Skapa årsredovisning, skriv under, håll årsstämma

Med programmet du har valt skapar du din årsredovisning. När du är klar gör du precis som vanligt, d.v.s.

• Skriv ut originalet på papper.
• Hela styrelsen, och eventuell VD, ska skriva under årsredovisningen.
• Årsredovisningen presenteras på årsstämman. Stämman fattar beslut om att fastställa resultat- och balansräkningen, om hur årets vinst eller förlust ska behandlas, och om ansvarsfrihet för styrelsen.

När årsstämman är avklarad kan man lämna in årsredovisningen. Originalet till årsredovisningen sparas hos företaget - det behövs inte vid inlämning.

Lämna in, signera fastställelseintyg

Vid digital inlämning är det en digital kopia som skickas till Bolagsverket (tekniskt sett kallas det för avskrift). Denna kopia skapas av Årsredovisning Online, utifrån samma uppgifter som användes för att skapa originalet. På kopian skapas också ett s.k. fastställelseintyg, som i nästa steg ska signeras av en styrelseledamot eller VD. Processen ser ut som följer:

• Du anger vem som ska signera fastställelseintyget.
• Du påbörjar inlämningen i Årsredovisning Online. Du måste godkänna Bolagsverkets villkor.
• Årsredovisning Online laddar upp kopian av årsredovisningen till Bolagsverket. Där hamnar den i det som kallas eget utrymme. I det här läget är årsredovisningen fortfarande inte inlämnad.
• För att slutligen lämna in årsredovisningen behöver en styrelseledamot eller VD logga in i eget utrymme, granska årsredovisningen, och digitalt signera fastställelseintyget. Den som signerar intygar då att det finns ett original som är underskrivet av rätt personer, att kopian överensstämmer med originalet, och att bolaget har hållt årsstämma och fattat de beslut som behövs.

Direkt när fastställelseintyget är signerat så anses årsredovisningen vara inlämnad. Ett ärende skapas hos Bolagsverket, och i de flesta fall avslutas ärendet direkt, givet att årsredovisningen är komplett och inte innehåller några uppenbara fel. Blir ärendet avslutat får det status "Registrerat". Ibland kan det dock krävas manuell handläggning, och då kan det dröja lite innan ärendet blir registrerat, och status blir istället "Inkommet". Det går att se status på ärenden genom att söka med organisationsnummer på Bolagsverkets söksida.

Frågor och svar

Måste man lämna in årsredovisningen digitalt redan i år?

Nej, till en början är det frivilligt med digital inlämning, och det går fortsatt bra att lämna in årsredovisningen på papper. Bolagsverkets och regeringens långsiktiga mål är att alla årsredovisningar ska vara digitala, och det kommer sannolikt att bli obligatoriskt till slut, men än så länge finns det ingen tidplan för detta.

Måste jag själv ladda upp en fil till Bolagsverket?

Nej, för att lämna in årsredovisningen digitalt använder man ett program (t.ex. Årsredovisning Online) som har stöd för Bolagsverkets nya tjänst, och det är programmet som skickar in årsredovisningen. Man behöver alltså inte själv ladda ner en fil till datorn och ladda upp till Bolagsverket, utan det hanteras automatiskt av programmet

Måste jag fortfarande skriva ut årsredovisningen på papper?

Tekniskt sett inte, men i praktiken är svaret fortfarande ja. Årsredovisningen måste fortfarande upprättas i original, och det som skickas in till Bolagsverket är en kopia eller en avskrift. Originalet kan upprättas antingen på papper eller som ett helt digitalt original, med digitala signaturer. Årsredovisning Online har dock ännu inte stöd för digitalt original, så än så länge behöver man i praktiken använda pappersoriginal.

Varför signerar inte alla styrelseledamöter med BankID?

Det man signerar med BankID på Bolagsverkets hemsida (eget utrymme) är fastställelseintyget på årsredovisningen, och här är det bara en person - VD eller en styrelseledamot - som skriver under. Denna digitala signatur motsvarar alltså den underskrift man tidigare gjorde på årsredovisningens framsida när man lämnade in på papper. Årsredovisningen ska fortfarande skrivas under av hela styrelsen och VD, men det måste man i praktiken göra på ett pappersoriginal (se föregående fråga).

Vad är XBRL och iXBRL?

iXBRL är det filformat som Bolagsverket har valt i sin tjänst för digital inlämning. Det betyder att den årsredovisning som skickas in till Bolagsverket är en iXBRL-fil.

XBRL står för "eXtensible Business Reporting Language", och är ett standardformat för finansiell rapportering mellan olika datorsystem. XBRL är endast ett maskinläsbart format och är inte gjort för att vara (enkelt) läsbart för en människa. iXBRL står för "Inline XBRl", och är en variant av XBRL där man kombinerar den maskinläsbara finansiella informationen med ett presentationsformat. Presentationen av informationen görs med hjälp av HTML, d.v.s. samma format som används på webbsidor.

Det finns mycket information om XBRL på nätet, t.ex. på Wikipedia, svenska XBRL-föreningens hemsida, och den officiella XBRL-sidan (på engelska).

Måste jag själv hålla reda på hur man gör iXBRL-dokumentet?

Nej, Årsredovisning Online skapar iXBRL-dokumentet automatiskt. Du behöver inte göra något speciellt, och du får fortfarande ut årsredovisningen som en PDF.

Mer information

Läs mer om digital inlämning på Bolagsverkets webbplats.