I Årsredovisning Online har du som kund möjlighet att upprätta årsredovisningen elektroniskt, och skriva under med en underskrift som uppfyller lagens krav. Denna artikel beskriver hur detta går till på en teknisk nivå, hur det digitala original som skapas är strukturerat, och hur man kan verifiera att dokumentet är korrekt signerat och inte har förändrats.
En årsredovisning får upprättas i elektronisk form, där styrelsens ledamöter och eventuell VD skriver under med en elektronisk underskrift. Lagen (årsredovisningslagen, 2 kap. 7 §) kräver att denna elektroniska underskrift är en "avancerad elektronisk underskrift" enligt eIDAS-förordningen*. Det digitala original som skapar i Årsredovisning Online uppfyller detta krav.
* Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av den 23 juli 2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv 1999/93/EG.
Det dokument som signeras av styrelseledamöterna och eventuell VD eller revisor är ett iXBRL-dokument (iXBRL är det format som används vid digital inlämning av årsredovisningen till Bolagsverket). Dokumentet presenteras för respektive ledamot, och signeras med BankID. Dock är iXBRL inte ett lämpligt format för distribution, bl.a. för att det inte går att skriva ut på ett enkelt och tillförlitligt sätt. Därför skapar Årsredovisning Online också en PDF-version av årsredovisningen.
Den PDF som skapas är visuellt identisk med iXBRL-filen, förutom att det läggs till en extra sida allra sist. Denna sida har en lista över alla som har signerat, och visar namnet på respektive person så som det anges i BankID. Det framgår också när respektive person har signerat.
I PDF:en lägger vi sedan med iXBRL-dokumentet och alla signaturer, plus lite ytterligare information, som bifogade filer. Till sist skapar vi ett "sigill" på PDF:en (tekniskt sett är detta ytterligare en signatur, där Årsredovisning Online Sverige AB står som signatär). Detta sigill intygar att dokumentet är signerat på rätt sätt och utgör ett förändringsskydd, så att det inte går att ändra PDF:ens utseende eller de bifogade filerna utan att göra sigillet ogiltigt.
Det finns många aspekter på hantering av digitalt original och elektroniska underskrifter. Vi har tagit hänsyn till ett antal olika krav när vi designade vår lösning. De viktigaste var följande:
Som nämndes i inledningen är det tillåtet att upprätta årsredovisningen i elektronisk form, givet att dokumentet skrivs under med en "avancerad elektronisk underskrift" enligt eIDAS-förordningens definition. Detta krav uppfylls i och med att signeringen sker med hjälp av BankID. Se denna sida för mer information.
All hantering av signaturer sker inuti Årsredovisning Online. Man behöver inte själv ladda upp årsredovisningen till en tredjepartstjänst för signering, och man behöver inte lämna vår webbsida. Den som upprättar årsredovisningen i Årsredovisning Online kan lätt bjuda in ledamöter och eventuell VD eller revisor att signera. Det framgår tydligt vem som har signerat när och när alla har signerat (eller om det saknas underskrifter).
Det digitala originalet paketeras som en PDF-fil, vilket gör att det är enkelt och praktiskt att visa och skriva ut det, och även att dela det elektroniskt.
När företaget har revisor så skriver revisorn en revisionsberättelse, som lämnas tillsammans med årsredovisningen. Revisionsberättelsen kan upprättas i Årsredovisning Online, och blir då ett separat dokument, som är ett eget digitalt original. Dessutom skriver revisorn en s.k. "revisorspåteckning" på årsredovisningen, vanligtvis under styrelsens underskrifter på sista sidan. Revisorn signerar både revisionsberättelsen och årsredovisningen med påteckningen.
Revisorn gör formellt sin revision efter att årsredovisningen är färdig och signerad av styrelsen. Lydelsen på revisorspåteckningen kan variera, och innehåller dessutom det datum då revisorn är klar med sin revision, vilket inte är känt när styrelsen skriver under. Så som digitala signaturer fungerar kan inte det signerade dokumentet förändras i efterhand, vilket gör att man inte kan komplettera dokumentet med påteckningen utan att styrelsens underskrifter blir ogiltiga. Detta gör att man behöver göra en av två saker:
I Årsredovisning Online används lösning 2, d.v.s. styrelsen och revisorn skriver under två olika dokument. Revisorns dokument skapas genom att utgå från styrelsens dokument och lägga till endast revisorspåteckningen. Eftersom dessa dokument är iXBRL-filer går det enkelt och mekaniskt att verifiera att detta är den enda skillnaden. Båda dokumenten paketeras som bifogade filer i den PDF som utgör det digitala originalet.
Inom en snar framtid (under hösten 2020) kommer vi att lansera en valideringstjänst där man kan ladda upp ett digitalt original till en webbsida och se information om vem som har signerat ett dokument och om signaturerna är giltiga. Dock har vi sedan tidigare publicerat källkod som visar hur man kan validera signaturerna i ett digitalt original. Vårt exempelprojekt finns på GitHub.
Följande filer bifogas i den färdiga PDF:en.
Årsredovisning Online hjälper dig med både skatteberäkning, inkomstdeklaration och årsredovisning.
Skapa gärna ett konto. Det kostar inget att testa och du förbinder dig inte till något.