Aktiebok – vad är det och vad ska den innehålla?

En aktiebok visar vem som äger vad och avgör vem som får delta och rösta på bolagsstämman. Den är också något en köpare, bank eller revisor ofta ber om.

Det är lätt att glömma aktieboken efter starten, men lagen kräver att du håller den uppdaterad. Då är du också redo när en delägare, köpare eller bank hör av sig. Här får du veta vilka regler som gäller, vad aktieboken ska innehålla och när du ska uppdatera den.

Vad säger lagen om en aktiebok?

Reglerna finns i 5 kap. aktiebolagslagen (2005:551). Kraven är få, men tydliga:

• Från dag ett: Upprätta aktieboken så fort alla stiftare har skrivit under stiftelseurkunden. För in de tecknade aktierna direkt.
  ­
• Styrelsen ansvarar: Styrelsen ansvarar för att föra aktieboken, spara den och hålla den tillgänglig.
  ­
• Digital som utgångspunkt: Lagen utgår från att du för aktieboken digitalt. Du får också föra den på papper, till exempel i en inbunden bok, så länge ingen kan ta bort eller byta ut sidorna.
  ­
• Öppen för alla: Vem som helst har rätt att se aktieboken hos bolaget. För du aktieboken digitalt ska den som vill kunna ta del av en aktuell utskrift hos bolaget.
  ­
• Spara länge: Spara aktieboken så länge bolaget finns, och minst tio år efter en upplösning av bolaget.

Bolagsverket tar inte emot aktieboken. Du för den själv, i bolaget.

Aktiebok i ett ögonkast

Det här gäller för aktieboken i ditt aktiebolag:

Vad ska stå i aktieboken?

För ett vanligt aktiebolag ska aktieboken visa:

• • Aktienummer: Varje akties löpnummer, till exempel 1–500.
    ­
  • Ägaren: Namn, person- eller organisationsnummer och postadress.
    ­
  • Aktieslag: Bara om bolaget har flera slag, till exempel A- och B-aktier.
    ­
  • Aktiebrev: Om bolaget har utfärdat aktiebrev för aktien.
    ­

• Förbehåll: Till exempel samtyckes-, förköps- eller hembudsförbehåll i bolagsordningen, om detta finns.
  ­
• Datum: Datera varje införing och ändring.

Spara även tidigare ägare. Historiken visar hur ägandet har vandrat.
­

När ska du uppdatera aktieboken?

Uppdatera direkt när en ny ägare visar att den har fått aktierna, till exempel med ett överlåtelseavtal eller aktiebrevet. Lagen säger “genast”, inte vid nästa bokslut.

1. Ägarbyte: Du säljer eller skänker aktier, eller aktier går i arv.
2. Nyemission: Nya aktier ger nya nummer och kanske nya ägare.
3. Split eller sammanläggning: Uppdatera aktieboken när Bolagsverket har registrerat bolagsstämmans beslut om ett nytt antal aktier.
4. Ny adress: En ägare flyttar eller byter namn.
   ­

Vanliga misstag, och hur du undviker dem

• Du har aldrig skapat en aktiebok: Starta den nu, utifrån stiftelseurkunden och alla överlåtelser sedan dess.
  ­
• Uppdatering i efterhand: För in ändringen samma dag som du får underlaget.
  ­
• Hoppade aktienummer: Kontrollera att nummerserien stämmer med antalet aktier på bolagets registreringsbevis.
  ­
• Underlag saknas: Spara aktieöverlåtelseavtal och emissionsbeslut tillsammans med aktieboken.
  ­
• Bara en kopia: Ha en säker digital kopia. Spara aktieboken i minst tio år efter en upplösning av bolaget.
  ­

Vanliga frågor om aktiebok

Måste ett enmansaktiebolag ha en aktiebok?
Ja, alla aktiebolag måste ha en aktiebok, även om du äger alla aktier själv. Du behöver den till exempel när du tar in en delägare eller säljer bolaget.

Kan jag föra aktieboken i Excel?
Ja, ett digitalt kalkylark fungerar så länge det innehåller allt lagen kräver. Spara historik och säkerhetskopior, så att du inte råkar skriva över något.

Vem får se aktieboken?
Vem som helst har rätt att se aktieboken hos bolaget. Om du för den digitalt ska den som vill kunna ta del av en aktuell utskrift hos bolaget.

Måste jag skicka aktieboken till Bolagsverket?
Nej, du förvarar aktieboken i bolaget och skickar inte in den. Bolagsverket registrerar däremot aktiekapital och verkliga huvudmän, så se till att uppgifterna stämmer överens.

Vad gör jag om aktieboken har kommit bort?
Upprätta en ny aktiebok direkt, utifrån stiftelseurkund, emissionsbeslut och överlåtelseavtal. Be gärna alla ägare att bekräfta sitt innehav skriftligt.