Digital inlämning av årsredovisning

Hur fungerar det med digital inlämning?

Välj ett program som har stöd för det

­Vid digital inlämning av årsredovisningen måste man skapa årsredovisningen i ett program som har stöd för digital inlämning, t.ex. Årsredovisning Online. Programmet kopplar sig direkt till Bolagsverkets tjänst och laddar upp årsredovisningen.

Skapa årsredovisning, skriv under, håll årsstämma

Skapa din årsredovisning i Årsredovisning Online. När du är klar skriver du under årsredovisningen precis som vanligt. Årsredovisning Online har stöd för elektroniska underskrifter med BankID. Om du väljer att använda digital inlämning tillsammans med elektroniska underskrifter så behöver du inte skriva ut ett enda papper. Det går även bra att skriva ut originalet och skriva under med penna på papper.

Läs mer om det i vår elektroniska underskrifter.

Beroende på om du väljer elektroniska underskrifter eller underskrift på papper så behöver du göra följande:

Alternativ 1: Elektroniska underskrifter

• Hela styrelsen, och eventuell VD, ska skriva under årsredovisningen med BankID.
  ­
• Årsredovisningen blir presenterad på årsstämman. Stämman fattar där beslut om att fastställa resultat- och balansräkningen, om hur årets vinst eller förlust ska bli behandlad, och om ansvarsfrihet för styrelsen.

Alternativ 2: Skriva ut och skriva under

• Skriv ut originalet på papper.
  ­
• Hela styrelsen, och eventuell VD, ska skriva under årsredovisningen.
  ­
• Årsredovisningen blir presenterad på årsstämman. Stämman fattar där beslut om att fastställa resultat- och balansräkningen, om hur årets vinst eller förlust ska bli behandlad, och om ansvarsfrihet för styrelsen.
  ­
• När årsstämman är avklarad kan man lämna in årsredovisningen. Originalet till årsredovisningen sparas hos företaget - det behövs inte vid inlämning.

Lämna in och signera fastställelseintyg

Vid digital inlämning är det en digital kopia som man lämnar till Bolagsverket (tekniskt sett kallar man det för avskrift). Denna kopia skapar Årsredovisning Online, utifrån samma uppgifter som man använde för att skapa originalet. På kopian blir också ett s.k. fastställelseintyg skapat, som i nästa steg ska bli signerat av en styrelseledamot eller VD. Processen ser ut som följer:

• Du anger vem som ska signera fastställelseintyget.
  ­
• Du påbörjar inlämningen i Årsredovisning Online. Du måste godkänna Bolagsverkets villkor.
  ­
• Årsredovisning Online laddar upp kopian av årsredovisningen till Bolagsverket. Där hamnar den i det som kallas eget utrymme. I det här läget är årsredovisningen fortfarande inte inlämnad.
  ­
• För att slutligen lämna in årsredovisningen behöver en styrelseledamot eller VD logga in i eget utrymme, granska årsredovisningen, och digitalt signera fastställelseintyget. Den som signerar intygar då att det finns ett original som är underskrivet av rätt personer, att kopian överensstämmer med originalet, och att bolaget har hållt årsstämma och fattat de beslut som behövs.
  ­

Direkt när fastställelseintyget är signerat så anser man årsredovisningen vara inlämnad. Ett ärende blir skapat hos Bolagsverket, och i de flesta fall blir ärendet avslutat direkt, givet att årsredovisningen är komplett och inte innehåller några uppenbara fel. Blir ärendet avslutat får det status "Registrerat". Ibland kan det dock krävas manuell handläggning, och då kan det dröja lite innan ärendet blir registrerat, och status blir istället "Inkommet". Det går att se status på ärenden genom att söka med organisationsnummer på Bolagsverkets söksida.

Frågor och svar­­

Måste man lämna in årsredovisningen digitalt?

Nej, till en början är det frivilligt med digital inlämning, och det går fortsatt bra att lämna in årsredovisningen på papper. Bolagsverkets och regeringens långsiktiga mål är att alla årsredovisningar ska vara digitala, och det kommer sannolikt att bli obligatoriskt till slut.

Kan jag inte ladda upp en PDF med årsredovisningen till Bolagsverket?

Nej, tyvärr måste den digitala årsredovisningen bli inlämnad till Bolagsverket i ett speciellt format (iXBRL) - de tar inte emot PDF:er. För att lämna in årsredovisningen digitalt använder man ett program (t.ex. Årsredovisning Online) som har stöd för Bolagsverkets inlämningstjänst, och det är programmet som skickar in årsredovisningen. Man behöver alltså inte själv ladda ner en fil till datorn och ladda upp till Bolagsverket, utan det blir hanterat automatiskt av programmet.

Måste jag fortfarande skriva ut årsredovisningen på papper?

Nej, inte om du väljer elektroniska underskrifter. Annars ja. Årsredovisningen måste fortfarande upprättas i original, och det som blir inlämnat till Bolagsverket är en kopia eller en avskrift. Originalet kan bli upprättat antingen på papper eller som ett helt digitalt original med elektroniska underskrifter. Om du har valt elektroniska underskrifter så behöver du inte skriva ut någonting alls. Om du däremot inte har valt elektroniska underskrifter behöver du skriva ut originalet som ska bli signerat, men det lämnar man alltså inte in till Bolagsverket utan detta sparar man hos företaget.

Varför signerar inte alla styrelseledamöter med BankID vid inlämningen?

Det man signerar med BankID på Bolagsverkets hemsida (eget utrymme) är fastställelseintyget på årsredovisningen, och här är det bara en person - VD eller en styrelseledamot - som skriver under. Denna digitala signatur motsvarar alltså den underskrift man tidigare gjorde på årsredovisningens framsida när man lämnade in på papper. Årsredovisningen i sig ska fortfarande bli signerad av hela styrelsen och VD (se föregående fråga).

Vad är XBRL och iXBRL?

iXBRL är det filformat som Bolagsverket har valt i sin tjänst för digital inlämning. Det betyder att den årsredovisning som man lämnar in till Bolagsverket är en iXBRL-fil.

XBRL står för "eXtensible Business Reporting Language", och är ett standardformat för finansiell rapportering mellan olika datorsystem. XBRL är endast ett maskinläsbart format och är inte gjort för att vara (enkelt) läsbart för en människa. iXBRL står för "Inline XBRl", och är en variant av XBRL där man kombinerar den maskinläsbara finansiella informationen med ett presentationsformat. Presentationen av informationen görs med hjälp av HTML, d.v.s. samma format som används på webbsidor.

Det finns mycket information om XBRL på nätet, t.ex. på Wikipedia, svenska XBRL-föreningens hemsida, och den officiella XBRL-sidan (på engelska).

Måste jag själv hålla reda på hur man gör iXBRL-dokumentet?

Nej, Årsredovisning Online skapar iXBRL-dokumentet automatiskt. Du behöver inte göra något speciellt, och du får fortfarande ut årsredovisningen som en PDF.

Mer information:
Läs mer om digital inlämning på Bolagsverkets webbplats